Katalogintegration ersetzt keine Preistransparenz

In vielen mittelständischen Fertigungsunternehmen machen Katalogteile, Normteile, C-Teile und Halbzeuge einen überraschend großen Anteil aller eingekauften Teilenummern aus. Einzeln betrachtet wirkt jedes dieser Teile nebensächlich. Eine Schraube, eine Unterlegscheibe, ein Kabelbinder, ein Kabelschuh oder ein Blechzuschnitt bekommt selten die Aufmerksamkeit einer komplexen Schweißbaugruppe oder eines präzisionsgefertigten Bauteils. Über Hunderte oder Tausende Teilenummern hinweg entsteht daraus aber echte Komplexität im Einkauf.

In einer aktuellen Analyse lagen bei einem mittelständischen Hersteller mehr als 1.800 verschiedene Teilenummern im Umfang. Knapp die Hälfte davon waren Katalog- oder Normteile. Das ist kein Sonderfall. Im Mittelstand ist es die Regel: Viele technische Produkte bestehen aus konstruierten Sonderteilen, mechanischen Normteilen, elektrischer Katalogware und Halbzeugen wie Blechen, Rohren, Profilen oder Stangen.

Die übliche Annahme lautet, dass diese Warengruppen längst ausgereizt sind: standardisiert, bei professionellen Kataloglieferanten beschafft, im ERP angebunden und mit effizienten Bestellprozessen hinterlegt. Diese Annahme trägt oft nicht.

Katalogintegration ersetzt keine Preistransparenz.

Warum Katalog- und Normteile ihren Platz haben

Katalog- und Normteile gibt es, um Komplexität zu senken. Statt jedes kleine Bauteil einzeln zu konstruieren und zu beschaffen, greifen Unternehmen auf standardisierte Komponenten zurück, die spezialisierte Lieferanten in großen Mengen führen: mechanische Normteile wie Schrauben, Muttern und Unterlegscheiben sowie elektrische Katalogware wie Kabelbinder, Kabelkanäle, Kabelschuhe, Relais, Schalter und weiteres Installationsmaterial.

Ein mittelständischer Hersteller mit kleinen und mittleren Stückzahlen kann sich keine eigene Spezifikation für jedes Standardbauteil leisten. Eine einfache M6-Schraube ist als Massennormteil deutlich günstiger als eine Sonderanfertigung. Genau dafür sind Katalog- und Normteile da: weniger Konstruktionsaufwand, einfachere Beschaffung, bessere Verfügbarkeit und weniger Einzelspezifikationen, die gepflegt werden müssen.

Was professionelle C-Teile-Lieferanten leisten

Etablierte C-Teile-Lieferanten wie Würth liefern weit mehr als einzelne Teile.

Dazu gehören breite Sortimente, die Anbindung des Katalogs ans ERP, automatisierte Bestellung, verlässliche Logistik, produktionsnahe Versorgungskonzepte und teilweise Konsignationslager direkt beim Kunden.

Operativ ist das viel wert.

Für Einkaufsteams hängt der Wert weniger am Preis einer einzelnen Schraube oder eines Kabelbinders als am gesamten Prozess:

• Bestellung
• Bedarfsplanung
• Katalogpflege
• ERP-Anbindung
• Rechnungsabwicklung
• Liefertreue
• Logistik
• Bestandsführung
• Nachschub
• Verfügbarkeit in der Fertigung

Deshalb zielt C-Teile-Management traditionell auf niedrigere Prozesskosten, und das zu Recht. Ein gut angebundener Kataloglieferant senkt den Verwaltungsaufwand und hält die Versorgung mit Normteilen schlank. Übersehen wird, dass ein Prozess reibungslos laufen kann, während die Preise darunter aus der Form geraten.

Der blinde Fleck ist die Preislogik

Viele Unternehmen halten Katalogteile für ausgereizt, weil der Bestellprozess gut funktioniert. Der Lieferant ist angebunden, der Katalog liegt im ERP, die Lieferungen kommen zuverlässig, Rechnungen laufen automatisch durch. Operativ sieht alles in Ordnung aus. Die Preislogik hinter Tausenden Katalogpositionen ist dagegen selten so nachvollziehbar.

Katalogpreise werden mit der Zeit aus mehreren Gründen uneinheitlich:

• alte Preislisten werden fortgeschrieben
• neue Teile kommen dazu, ohne systematisch verglichen zu werden
• Rabatte werden uneinheitlich angewendet
• mengenstarke Positionen werden hart verhandelt, der lange Rest wird hingenommen
• die Jahrespreisrunde arbeitet mit veralteten Referenzmengen
• die technische Vergleichbarkeit der Teile ist nicht sichtbar
• gewachsene Lieferantenbeziehungen senken den Preisdruck
• die Katalog-Anbindung im ERP wirkt wie eine Bindung an den Lieferanten

Das Ergebnis ist ein Katalog, der operativ funktioniert und kaufmännisch nicht mehr stimmt.

Genau hier setzen COVALYZE und PartIQ an.

Was COVALYZE und PartIQ an der Analyse ändern

Die übliche Einkaufsanalyse beginnt bei den ERP-Daten: Lieferantenname, Teilenummer, Bezeichnung, Bestellmenge, Preis und Einkaufsvolumen. Für Norm- und Katalogteile reicht das selten. In der Lieferantenbezeichnung steht dann „Schraube M6“, und damit ist das Teil nicht beschrieben. Ein belastbarer Vergleich braucht technische Parameter: Durchmesser, Länge, Werkstoff, Beschichtung, Kopfform, Gewindeart, Festigkeitsklasse und Normbezug. Für elektrische Katalogware, Halbzeuge und viele weitere Standardkomponenten gilt dasselbe.

PartIQ reichert die Einkaufsdaten um technische Parameter an. COVALYZE Analytics nutzt diese Parameter, um Teile vergleichbar zu machen, Ausreißer zu finden, Preisstrukturen auszuwerten und Lieferantenverhandlungen oder neue Ausschreibungen vorzubereiten. Der Vergleich läuft dann nicht mehr über Preise und Mengen, sondern über technisch ähnliche Teile unter kontrollierten Bedingungen. Das ist der Unterschied zwischen einer Auswertung des Einkaufsvolumens und einem Preisvergleich, der die Technik kennt.

Wie solche Preisstrukturen entstehen

In vielen Unternehmen laufen Katalogverhandlungen über Referenzwarenkörbe oder Standardmengen. Der Einkauf wählt eine Gruppe repräsentativer Positionen aus, schickt sie an Lieferanten und bekommt Preislisten zurück. Daraus baut der Einkäufer einen Preisvergleich und entscheidet oder verhandelt nach. Das Problem ist, dass solche Warenkörbe mit der Zeit veralten.

Über einige Jahre verschiebt sich der Bedarf. Neue Teile kommen dazu, frühere Mengenträger verlieren an Bedeutung, andere gewinnen. Die Verhandlungslogik wird aber nicht immer gegen die aktuellen ERP-Mengen oder die Bedarfsplanung nachgezogen. In der Jahrespreisrunde werden dann ein paar sichtbare Mengenträger heruntergehandelt, während bei den weniger sichtbaren Positionen Erhöhungen durchgehen. Der Einkauf weist auf den ausgewählten Positionen weiterhin Einsparungen aus, während sich über den gesamten Katalog hinweg die kaufmännische Logik verschlechtert.

Dahinter steckt meist ein Komplexitätsproblem und keine Absicht. Bei Hunderten oder Tausenden Katalogpositionen, technischen Varianten, Staffelpreisen und wechselnden Mengen wird die Auswertung von Hand schwierig, und Vergleiche in Excel stoßen schnell an ihre Grenzen. COVALYZE Analytics verarbeitet den vollständigen Datenbestand, ergänzt fehlende technische Parameter, wertet das Verhältnis von Preis und Menge aus und zeigt, wo die Preislogik nicht mehr aufgeht.

Warum Halbzeuge in dieselbe Betrachtung gehören

Bei vielen Herstellern binden Bleche, Rohre, Profile, Platten, Stangen und ähnliche Werkstoffe erhebliche Einkaufsvolumina, besonders in der Metallbearbeitung: Drehen, Fräsen, Biegen, Schweißen, Laserschneiden.

Technische Daten zahlen sich hier besonders aus. Wer weiß, dass 50 verschiedene Teile auf derselben 2-mm-Blechqualität aufbauen, sieht die Warengruppe anders.

Von der gefühlten Bindung zur Verhandlungsposition

Ein Grund, warum Unternehmen ihre Kataloglieferanten selten infrage stellen, ist die gefühlte Bindung. Der Katalog liegt im ERP, die Mitarbeiter kennen den Bestellprozess, und die Fertigung hängt an zuverlässiger Lieferung. Ein Lieferantenwechsel wirkt riskant und operativ mühsam. Der Einwand ist berechtigt, aber er ist kein Grund, die kaufmännische Struktur hinter dem Katalog ungeprüft zu lassen.

Mit COVALYZE und PartIQ bauen Einkaufsteams eine lieferantenunabhängige Datenbasis für den Katalog auf. Technische Parameter werden strukturiert, vergleichbare Teile geclustert, Staffelpreise ausgewertet, und aktuelle Markt- oder Lieferanteninformationen lassen sich ergänzen. Eine neue Ausschreibung lässt sich damit deutlich einfacher vorbereiten, und das Gespräch mit dem bestehenden Lieferanten verläuft anders.

Ein Lieferantenwechsel muss nicht das Ziel sein. Häufig ist das stärkere Ergebnis die bessere Verhandlungsposition. Wer belegen kann, dass technisch vergleichbare Teile unterschiedlich bepreist sind, dass Mengenrabatte nicht sauber durchschlagen oder dass Marktalternativen günstiger anbieten, führt das Gespräch über Fakten. Die Lieferantenbeziehung kann bleiben, solange die Preislogik nachvollziehbar wird.

Typische Einsparhebel bei Katalog- und Normteilen

COVALYZE Analytics unterstützt im Einkauf von Katalog- und Normteilen mehrere konkrete Hebel:

1. Preisausreißer finden

Technisch vergleichbare Teile werden gegeneinander ausgewertet, um auffällig hohe Preise zu finden.

2. Zusammenhang von Menge und Preis

Die Analyse prüft, ob höhere Mengen tatsächlich niedrigere Stückpreise ergeben oder ob das Gegenteil passiert.

3. Technische Standardisierung

Teile mit ähnlichen oder identischen technischen Parametern lassen sich gruppieren, zusammenlegen oder vereinheitlichen.

4. Alternative Teile identifizieren

Wo die technischen Anforderungen es zulassen, lassen sich alternative Katalogteile finden und in die Sourcing-Entscheidung aufnehmen.

5. Staffelpreise auswerten

Mengenstaffeln werden extrahiert, verglichen und auf die tatsächlichen ERP-Mengen oder die Bedarfsplanung angewendet.

6. Lieferantenunabhängige Ausschreibung vorbereiten

Statt unvollständiger ERP-Bezeichnungen gehen technisch angereicherte Ausschreibungsdaten an die Lieferanten.

7. Halbzeuge bündeln

Bleche, Rohre, Profile und andere Werkstoffe lassen sich nach Werkstoff, Dicke, Abmessung oder Güte zusammenfassen.

8. Risikoanalyse

Sichtbar wird, welche Teile, Produkte und Aufträge an einem bestimmten Werkstoff oder Lieferanten hängen.

Warum das im Mittelstand zählt

Mittelständische Hersteller arbeiten meist mit schlanken Einkaufsteams, denen die Zeit für Warengruppenanalysen, technische Datenanreicherung oder manuelle Preisvergleiche fehlt. Gleichzeitig verantworten sie komplexe Produktportfolios, viele Teile in kleinen Stückzahlen und über Jahre gewachsene Lieferantenbeziehungen.

Genau dort zahlt sich eine KI-gestützte Einkaufsanalyse aus. Was früher Handarbeit in Excel, Lieferantenvergleich für Lieferantenvergleich und mühsame Datenbereinigung bedeutet hat, lässt sich heute zu einem weit größeren Teil automatisieren.

Nichts davon ersetzt die Erfahrung des Einkaufs. Der Einkäufer entscheidet weiterhin, wie verhandelt wird, welche Lieferantenbeziehung strategisch zählt und wo ein Wechsel realistisch ist. Was sich ändert, ist die Grundlage dieser Entscheidungen: Sie beruht nicht mehr auf unvollständigen Bezeichnungen, veralteten Warenkörben und Vergleichen von Hand.

Prozess ausgereift, Preis ungeprüft

Katalogteile, Normteile und Halbzeuge gelten oft als ausgereifte Warengruppen. Ein gut eingespielter Prozess sagt aber nichts darüber, ob die Preise darin stimmen.

Ein Katalog kann tief im ERP verankert sein und trotzdem Einsparpotenzial enthalten. Ein Lieferant kann zuverlässig liefern und trotzdem uneinheitlich bepreisen. Ein einzelnes Normteil kann günstig sein, während dieselbe Uneinheitlichkeit über Hunderte Positionen hinweg spürbar Geld kostet.

Wer in dieser Warengruppe etwas herausholt, wechselt meist nicht den Lieferanten, sondern versteht die eigenen Katalogdaten.

Fazit

Standardisierung, ein professioneller Kataloglieferant und eine ERP-Anbindung heißen noch nicht, dass eine Warengruppe ausgereizt ist. Einsparpotenzial findet nur, wer die Preise technisch vergleichen kann.

COVALYZE und PartIQ machen Katalog- und Normteile vergleichbar: ERP-Daten um technische Parameter angereichert, Preis-Mengen-Verhältnisse ausgewertet, Ausreißer benannt, Mengenstaffeln geprüft, Ausschreibungen unterstützt und Standardisierungspotenzial sichtbar gemacht. Bei Halbzeugen kommen Bündelung, Standardisierung und Transparenz über Lieferrisiken dazu.

Katalogintegration ersetzt keine Preistransparenz.

Für den Mittelstand heißt das: niedrigere Kosten, mehr Verhandlungsspielraum und mehr Transparenz im Normteileinkauf, ohne die operativen Vorteile einer professionellen C-Teile-Anbindung aufzugeben.