Branchenkontext
Einkaufsberatung
Ausgangslage
Vom Datenexport zum belastbaren Befund in Tagen statt Wochen.
Ein Beratungsprojekt im Einkauf wird daran gemessen, ob es innerhalb kurzer Zeit aussagekräftige Ergebnisse liefert. Die ersten Wochen werden aber meist für die Datenaufbereitung aufgewendet, also für das Bereinigen der Daten, das Einordnen der Warengruppen und das Vereinheitlichen der Ausgaben, bevor überhaupt ausgewertet werden kann. Ohne ein Werkzeug, das technische und kaufmännische Daten nebeneinander einliest, muss das Team zunächst die notwendige Datengrundlage rekonstruieren. Am Ende kann der Mandant die Empfehlungen nur schwer prüfen, umsetzen und die Maßnahmen nach Projektende weiterverfolgen. Das Problem ist nicht die Methode, sondern die Zeit zwischen Rohdaten und belegbarem Befund. COVALYZE ersetzt diese Aufräumphase: Die Ausgaben werden automatisch harmonisiert, PartIQ wertet die Zeichnungen aus, und Preisausreißer, Vergleichspreise und Ähnlichteile liegen wenige Tage nach Datenzugang auf dem Tisch. Der Mandant behält die strukturierte Ausgangsbasis, auch wenn die Abschlusspräsentation längst gehalten ist.
Einkaufsrealität
Was die Einkaufsberatung schwer macht
Ein Einkaufsprojekt wird mit dem Versprechen verkauft, aussagekräftige Ergebnisse innerhalb kurzer Zeit zu liefern. Der Engpass ist selten die Methode. Er liegt darin, wie schnell aus unsauberen Ausgabendaten, ERP-Exporten, Zeichnungen, Stücklisten, Lieferantenlisten und Warengruppenstrukturen etwas Belegbares wird. Berater brauchen dafür ein Werkzeug, das Ausgabenanalyse, Warengruppensteuerung, Preisvergleich zwischen Lieferanten, Should-Cost-Kalkulation, Ähnlichteilerkennung und die Prüfung von Einsparungen beschleunigt, quer über Mandanten aus Fertigung, Automotive, Luft- & Raumfahrt, Energie und Private Equity. Fehlt diese Datenbasis, werden die ersten Projektwochen für die Datenaufbereitung, also für Bereinigung und Klassifizierung, aufgewendet statt für das Finden von Einsparungen. Mit durchsuchbaren, strukturierten Einkaufsdaten liefert das Team die Diagnose schneller, baut den Business Case belastbarer und gibt Empfehlungen ab, die der Mandant nach Projektende noch nachvollziehen kann.
Wo der Aufwand hängen bleibt
Ohne ein Werkzeug, das technische und kaufmännische Daten nebeneinander einliest, müssen Berater in den ersten Wochen zunächst die notwendige Datengrundlage rekonstruieren. Am Ende kann der Mandant die Empfehlungen nur schwer prüfen, umsetzen und die Maßnahmen nach Projektende weiterverfolgen.
Wenig Zeit für die Auswertung
Berater haben nur begrenzt Zeit für die Einkaufsdaten des Mandanten, sollen daraus aber schnell belastbare Befunde und Einsparungen liefern.
Unsaubere Daten
Die Daten des Mandanten sind unübersichtlich und verteilt auf Ausgabenberichte, Verträge und CAD-Dateien. Die Ursachen hoher Kosten sind darin schwer zu finden.
Fehlende Vergleichswerte
Mandanten wollen wissen, wo sie im Vergleich stehen. Ohne breite Datenbasis fällt es schwer, objektive Vergleichswerte zu liefern und Empfehlungen zu begründen.
Veränderung durchsetzen
Damit ein Mandant eingespielte Abläufe ändert oder Lieferantenverträge neu verhandelt, müssen die Empfehlungen mit Zahlen belegt sein.
Verschiedene Branchen
Beratungsteams arbeiten in der Fertigung, im Gesundheitswesen, bei der öffentlichen Hand und anderswo. Das Werkzeug muss sich auf unterschiedliche Einkaufsprofile einstellen lassen.
Das Vorgehen von COVALYZE
Von der Zeichnung zum Verhandlungsargument
Was COVALYZE übernimmt
COVALYZE nimmt Beratungsteams die Aufräumphase ab. Sobald die Daten des Mandanten eingelesen sind, sind die Ausgaben klassifiziert und die Entwicklungen sichtbar. Die Wochen für Bereinigung und Einordnung von Hand entfallen.
PartIQ wertet zusätzlich technische Unterlagen wie Zeichnungen und Stücklisten aus. Damit sehen Berater, wo sich Teile standardisieren lassen und wo überzogene Spezifikationen den Preis treiben. Für den Vergleich stellt COVALYZE Kennzahlen des Mandanten wie den Anteil des Volumens unter Vertrag, Durchschnittspreise gängiger Warengruppen und die Konzentration auf einzelne Lieferanten neben aggregierte Branchendaten oder historische Vergleichswerte. Die Auswertungen lassen sich direkt in der Präsentation beim Vorstand zeigen und machen deutlich, wo und wie sich etwas verbessern lässt. Die Empfehlung stützt sich damit auf nachrechenbare Zahlen, das Projekt kommt schneller voran, und der Mandant traut dem Vorschlag eher.
Ergebnisse
Was Beratungsteams davon haben
01
Schnellere Projekte
Die Analysephase wird kürzer, weil aus Rohdaten früher konkrete Ansatzpunkte werden. Termine und Budget lassen sich besser einhalten.
02
Mehr Ansatzpunkte
Kostentreiber, die sonst untergehen, werden sichtbar, etwa Maverick Buying oder doppelt beschaffte Teile. Das erweitert die Liste der Empfehlungen.
03
Belastbare Vergleichswerte
Sie zeigen dem Mandanten mit Zahlen, wo sein Einkauf im Vergleich zu Branchenwerten und bewährten Vorgehensweisen steht.
04
Belastbare Empfehlungen
Jede Empfehlung ist mit Daten belegt. Das erhöht die Chance, dass sie im Haus des Mandanten mitgetragen und umgesetzt wird.
05
Ein Werkzeug für viele Mandanten
Dasselbe Werkzeug lässt sich branchen- und projektübergreifend einsetzen, ob in der Fertigung, in der Verteidigung oder im Handel. Ihr Team liefert überall in gleicher Qualität.
Zusammen
Vergaben, die im Budget bleiben und im Audit standhalten.
Anwendung
Wo Sie zuerst Verbesserungen sehen
Diese Beispiele zeigen, bei welchen Einkaufsprozessen messbare Verbesserungen möglich sind, sobald Zeichnungen, Stücklisten, Lieferanten- und Ausgabendaten zusammenliegen.
Fall 01
Strategisches Sourcing bei einem Luftfahrtmandanten
Eine Beratung hat für einen Mandanten aus der Luft- & Raumfahrt ein Einkaufsvolumen von 1 Mrd. $ pro Jahr in wenigen Tagen mit COVALYZE ausgewertet. Dabei kamen Maverick Buying und Bestellungen außerhalb der Rahmenverträge heraus, die die bisherigen Werkzeuge des Mandanten nicht gezeigt hatten. Daraus entstand eine Sourcing-Strategie mit 7 % identifizierter Einsparung, und die Empfehlung stützte sich auf die Auswertungen aus COVALYZE.
Fall 02
Teilebereinigung bei einem Baumaschinenhersteller
Für einen Hersteller von Baumaschinen haben Berater mit PartIQ tausende Bauteilzeichnungen und Bestellungen durchgesehen. Mehrere funktionsgleiche Teile wurden von verschiedenen Bereichen getrennt beschafft. Das Team hat ein Programm zur Teilebereinigung vorgeschlagen, das die Lieferantenbasis verkleinert und die Zahl der unterschiedlichen Teile um 20 % senkt. Das spart Kosten und macht die Bestände überschaubar.
Fall 03
Einkaufsvergleich für einen Einzelhändler
Ein Beratungsteam sollte den Einkauf eines Einzelhändlers beurteilen. Mit COVALYZE hat es dessen Kennzahlen wie durchschnittliche Wiederbeschaffungszeit, Vertragstreue und Konzentration des Einkaufsvolumens neben die Werte vergleichbarer Unternehmen gestellt. Heraus kamen eine zu enge Lieferantenbasis und überdurchschnittliche Kosten für Eilbestellungen. Auf dieser Grundlage konnte das Team seine Empfehlungen priorisieren, und die Geschäftsleitung stimmte schnell zu.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Einkaufsberatung
Fragen, die Einkauf, Entwicklung und Warengruppenverantwortliche stellen, wenn sie COVALYZE in der Einkaufsberatung prüfen.
Weiter
Verwandte Branchen
Benachbarte Einkaufsumfelder, in denen technische Daten, Lieferantenvergleiche und Kostentransparenz denselben Hebel ergeben.
